Le rôle du PMO entre vérités et légendes
Depuis une dizaine d’années, les entreprises professionnalisent le pilotage de leurs projets, et accompagnent leurs programmes de transformation d’une cellule PMO « Project Management Office(r)». Ce rôle, crucial dans l’organisation, est pourtant souvent méconnu et notamment restreint à des fonctions purement administratives. Décortiquons ensemble le rôle du PMO dans l’organisation, ses activités et enjeux afin de lui rendre ses lettres de noblesses.
Un peu d’Histoire
Le métier de PMO apparaît au XXème siècle avec la discipline de gestion de projet. En France, le « bureau de gestion de projet » trouve ses premières applications dans l’aménagement du territoire et les grands projets d’infrastructure. Au fil du temps, propulsé par les évolutions stratégiques des entreprises, le rôle de PMO prend de l’envergure et accompagne des projets de transformation plus larges tels que la digitalisation. Aujourd’hui, 86% des organisations déclarent compter dans leurs effectifs au moins un PMO (Cela correspond à une hausse de 71% depuis 2016). A l’origine centrée sur la coordination projet, cette fonction ne cesse d’évoluer, et couvre désormais la conduite du changement, la montée en compétence/connaissances des ressources, ou encore la veille stratégique.
Ce que n’est pas un PMO
La perception du rôle du PMO peut être amené à dériver. Il est donc important d’identifier les fonctions qui ne font pas partie de la PMO. Voici quelques clés pour mieux discerner ce qui est de l’ordre de la légende :
- Le PMO facilite les arbitrages en fournissant des analyses complètes et fiables, mais contrairement au chef de projet, il n’a pas vocation à prendre des décisions purement fonctionnelles ou inhérentes à la vie du projet
- Le PMO a pour mission d’assurer le suivi budgétaire mais il ne se substitue pas au contrôle de gestion
- Le PMO anime la comitologie mais n’a pas une fonction administrative pure
- Le PMO consolide les informations pour la direction projet et fait preuve d’esprit critique, mais n’est pas un exécutant dédié au reporting
Le rôle de PMO
Maintenant que nous savons ce que n’est pas le PMO, concentrons-nous sur le cœur de sa mission. Dans la pratique, le PMO occupe un poste stratégique. Il est un véritable pivot de la transformation, souvent identifié comme bras-droit du pilote de projet. Sa mission se décline en 6 axes majeurs :
- Faciliter le partage des informations entre les différents acteurs et l’arbitrage transverse
- Ancrer la méthodologie projet et la maîtrise par tous des outils communs
- Sécuriser et alerter quant aux risques projets (qualité des livrables, adhérences entre projets, dérive budgétaire…)
- Mettre en place et animer la gouvernance projet
- Renforcer le management projet dans ses choix d’orientations, en assurant une maîtrise 360° des sujets
- Mesurer de manière objective l’avancée de la transformation en fournissant un reporting complet et fiable (KPI d’avancement des tests, taux de validation de livrables, turnover des ressources…)
Les qualités attendues
Tout cela nécessite une solide compréhension des principes de gestion de projet, une excellente communication avec les différents acteurs, un sens analytique poussé et une capacité à prioriser.
Vous l’aurez compris, le rôle de PMO couvre un domaine de compétences et connaissances assez large. Il existe quelques points d’attention sur lesquels il peut être intéressant d’insister.
Quels enjeux pour le PMO
Le PMO est un support de référence sur le projet.
C’est le référent de tous les intervenants de leur arrivée et jusqu’à leur départ, et il doit réussir à insuffler une culture projet à chacun. Ce premier challenge demande de conduire le changement auprès des équipes, avec un seul mot d’ordre la pédagogie. Concrètement, la mise en place de rituels autour des process, l’élaboration d’un RACI, la co-construction des réunions de lancement, la création de supports de communication peuvent contribuer à cette dimension. En allant plus loin, il peut être amené à réaliser un kit d’onboarding ou des supports de formation par exemple.
Être référent nécessite de trouver sa place et assoir sa légitimité…
Le défi du PMO consiste à adopter la bonne posture afin de manager sans pour autant avoir de lien hiérarchique. Parmi les facteurs clés de succès, comptez sur un travail rigoureux et de qualité sur la durée pour gagner la confiance, justifier les démarches entreprises, tirer des sujets intéressants et responsabiliser les équipes. Dans un monde où le télétravail se démocratise, une recommandation simple est aussi de consacrer du temps à l’informel, et d’organiser des moments de rencontre en présentiel.
… sans être perçu comme un bureaucrate
Derrière le risque de bureaucratie se cache un biais, celui d’alourdir les process. En bon facilitateur, le PMO doit réussir à alléger les procédures, à uniformiser et industrialiser les pratiques. Garder en tête que les équipes doivent gagner en efficacité et autonomie est essentiel. Concrètement, cela repose sur le choix des outils, la définition du niveau de détail pertinent, la rationalisation de la comitologie et l’agilité tout le long du projet.
Conclusion
Loin du simple rôle d’exécutant dans lequel on le cantonne si facilement, le PMO est en réalité une des pièces maîtresses de la transformation. Le succès de la fonction passe par la maîtrise des outils méthodologiques mais réside également dans une dose de savoir être essentiel pour réussir une transformation fluide et sereine.
Laure-Anh
Consultante confirmée