5 critères pour choisir son outil de pilotage projet 

La gestion de projet fait partie intégrante du métier de consultant. Gérer des plannings, des plans de charge, un suivi des actions, des livrables fait désormais partie de notre quotidien et avec la multiplication de différentes solutions sur le marché (Trello, Monday, Asana, etc.), il est facile de se laisser tenter d’utiliser une solution clé en main. Avant de présenter quelques critères essentiels dans la sélection de l’outil de pilotage, il convient de commencer par définir les besoins auxquels l’outil doit répondre.  

• Que manque-t-il dans mon pilotage projet ? (communication, standardisation, reporting, historique, etc.) 
• Quelles sont les fonctionnalités principales et cas d’usage attendus de l’outil ? (gestion de planning, gestion des ressources, gestion des responsabilités, notifications, rappels, gestion des dépendances et relations, etc.) 
• Quel est le périmètre du projet ? (projet précis, vaste programme, service entier)  
• Combien d’utilisateurs et quels profils vont devoir utiliser l’outil ?  

Une fois le besoin établi, il est maintenant possible de s’intéresser à quels sont les critères qui vous permettront de vous positionner sur une solution. 

Adaptabilité et personnalisation 

L’outil doit pouvoir s’adapter aux spécificités de votre projet et de votre équipe. Il doit vous permettre de s’adapter à vos méthodologies de travail (Agile, Scrum, Kanban, etc.) à la taille de votre équipe et à la complexité de vos projets. L’outil doit vous permettre de construire les différents éléments que vous attendez pour votre pilotage projet (planning, suivi des actions, RACI, etc.) 

Facilité d’utilisation 

La facilité d’utilisation sera un critère essentiel pour assurer l’adoption de l’outil par tous les membres de l’équipe. Un outil de pilotage projet ne peut être efficace que si l’ensemble des membres de l’équipe l’utilise. Une interface intuitive, des tutoriels, un support efficace seront les bases pour en assurer l’adoption. 

Collaboration et communication 

L’outil doit être facilitateur dans la collaboration et la communication au sein de l’équipe. Le partage des fichiers, les commentaires, l’historique de modification, l’assignation des tâches font partie des incontournables attendus pour vous permettre d’être plus performant. 

Intégration avec d’autres outils  

L’outil de pilotage projet doit avoir la capacité de s’intégrer dans l’écosystème applicatif de votre entreprise. Ceci est d’autant plus essentiel lorsque votre projet est fortement lié avec un outil spécifique tel qu’un CRM, un outil de gestion des documents.  

Rapports et analyses  

En lien avec la gestion de projet, la disponibilité de rapports et indicateurs de performance fait partie des incontournables, que ce soit en termes de délais, de ressources, de coûts, de qualité, d’avancement. Disposer d’une vue d’ensemble de l’état de santé d’un projet est primordial. 

Réutilisation et flexibilité 

Si l’outil répond parfaitement à vos besoins pour un projet précis, il est essentiel de pouvoir prendre de la hauteur et d’analyser s’il sera aussi à même de répondre aux besoins d’autres projets de votre entreprise. L’outil doit donc aussi bien pouvoir être facilement réutilisé pour un autre projet similaire que répondre aux attentes de projets de taille, complexité, et avec des besoins différents. 

En conclusion

L’analyse du besoin et le niveau de réponse attendu à ces six critères vous permettront d’identifier quelles solutions pourront être pertinentes dans votre cas. Une fois la présélection réalisée, n’hésitez pas à tester les versions gratuites pour vous faire un premier apriori sur la solution avant d’arriver sur le choix final. Enfin, l’outil choisi, il s’agira désormais de le déployer, d’assurer le change management auprès des équipes, d’intégrer l’outil avec les systèmes nécessaires afin d’en tirer le maximum. 

Vous pouvez également retrouver sur notre site l’article de Paul qui présente différents outils de data visualisation avec leurs avantages et inconvénients